Outsourcing usług – dlaczego warto skorzystać z pomocy innych?

Prawdopodobnie każdy przedsiębiorca zgodzi się ze stwierdzeniem, że prowadzenie własnej działalności to ciężka praca i olbrzymia odpowiedzialność. Zakres działań, które trzeba wykonać, jest naprawdę szeroki i niejednokrotnie trudny do zrealizowania dla jednej osoby. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi outsourcing, czyli umiejętne oddelegowywanie zadań.

Czym jest outsourcing usług?

Mimo że pojęcie to jest stosunkowo nowe, bo zdefiniowane dopiero w drugiej połowie XX wieku, jako koncepcja biznesowa funkcjonowało od dawna. Najlepszym potwierdzeniem tego są słowa amerykańskiego przemysłowca, założyciela marki Ford Motor Company Henry’ego Forda, wypowiedziane kilkadziesiąt lat wcześniej –

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy do wykonywania tej pracy zatrudnić kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Cytat ten stanowi istotę outsourcingu, czyli zlecania pewnych działań innym, profesjonalnym firmom, w celu ponoszenia obustronnych korzyści. Pojęcie to pochodzi od angielskiego zwrotu outside – resource – using i oznacza właśnie wykorzystywanie źródeł zewnętrznych.

Na czym w rzeczywistości polega outsourcing?

Używając prostego przykładu, wyobraźmy sobie przedsiębiorcę, który zajmuje się wytwarzaniem i sprzedażą określonych produktów w Internecie. Sam proces zamawiania materiałów, produkcji oraz dystrybucji zajmuje mu tak dużo czasu, że obsługę sklepu internetowego – dodawanie zdjęć poszczególnych produktów, opisywanie ich, aktualizację cen i stanów magazynowych – zleca innej, specjalizującej się w tym firmie. To samo może dotyczyć marketingu czy księgowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych czy załatwianie licznych spraw w urzędzie skarbowym i urzędach odpowiedzialnych za ubezpieczenia społeczne (w Polsce ZUS) jest nie tylko czasochłonne, ale również wymaga pewnych kompetencji. Jeżeli prowadzisz spółkę Ltd w Wielkiej Brytanii, rozważ powierzenie jej księgowości specjalistom w Londynie. Rozliczając się z fiskusem nietrudno popełnić błąd, za który później trzeba będzie słono zapłacić. Z tego względu czasem dobrze jest nawiązać współpracę z firmą, która specjalizuje się w danej dziedzinie, np. agencją marketingową czy biurem rachunkowo-księgowym, które nie tylko odciążą nas z nadmiaru obowiązków, ale również zapewnią profesjonalną obsługę na najwyższym poziomie.

Co możemy zlecić?

Zakres zlecanych działań jest indywidualną decyzją każdego przedsiębiorcy i zależy od specyfiki prowadzonej przez niego działalności. Najczęściej jest to długoterminowa współpraca, dotycząca marketingu, reklamy, public relations, informatyki, księgowości, rachunkowości oraz finansów. Może odbywać się ona w pełnym lub selektywnym zakresie, czyli obligować do wykonywania wszystkich czynności związanych z daną dziedziną, np. rachunkowością, lub tylko z niewielkim jej zakresem, jakim w tym przypadku mogłoby być rozliczanie podatków. Ważną zasadą jest to, by zarządzanie kluczowymi funkcjami firmy pozostawić sobie, natomiast na innych scedować te drugorzędne oraz wykraczające poza zakres naszych kompetencji. Konieczne jest również rozważne i skrupulatne dobieranie partnerów, tak aby współpraca z nimi przynosiła naszemu biznesowi wymierne korzyści.

Co zyskujemy?

Nie bez powodu w ciągu ostatnich lat outsourcing stał się tak popularny. Potencjał, jaki oferuje, dostrzega wiele firm – zarówno działających na małą skalę przedsiębiorców, jak i dużych, międzynarodowych spółek. Jakie są główne zalety outsourcingu? Przede wszystkim:

• Usprawnienie procesów wewnętrznych firmy
• Dostęp do wiedzy oraz doświadczenia liderów w danej dziedzinie
• Obniżenie kosztów związanych z zatrudnianiem dodatkowych pracowników
• Podniesienie konkurencyjności firmy oraz jej szybszy rozwój
• Pewność, że wszystkie sprawy zostały wykonane prawidłowo, co jest szczególnie ważne w kwestii finansów, księgowości i rachunkowości
• Więcej czasu na realizowanie innych projektów

Outsourcing to długotrwały układ partnerski, który przynosi przedsiębiorcy wiele korzyści. Nie musi po omacku poruszać się w świecie zagadnień i przepisów, o których nie ma pojęcia, popełniać licznych błędów i ponosić ich konsekwencji. Może zlecić te zadania profesjonalistom, w tym samym czasie poświęcając się kluczowym kwestiom swojego biznesu. Jak mawiał John Maxwell –

„Przyczyną nieosiągania większości celów głównych jest zajmowanie się w pierwszej kolejności sprawami drugorzędnymi”.

Warto więc zorganizować pracę tak, by maksymalnie rozwijać swój potencjał, oddelegowując część mniej istotnych spraw.

Artykuł przygotowała Kancelaria Tax Angels.