Szósta trzydzieści. Otwieram oczy i wyłączam budzik. Za oknem jeszcze ciemno, gdzieniegdzie świeci pojedyncza latarnia. Idę do łazienki. Po drodze, niby przypadkiem, muskam dłonią laptopa. Gdy wrócę z łazienki, system już się załaduje. Co za oszczędność czasu! Ok, już jestem po wizycie w łazience. W sumie obudzony. Wstawiam czajnik i idę sprawdzić maile mając nadzieję, że dziś zdążę wrócić do kuchni zanim cała woda wyparuje z czajnika.

34 procent badanych (organizator badania – Symantec) tak właśnie zaczyna swój dzień. Zamiast od papierosa, to od emaila. Wydaje się zdrowiej, ale to pozory. Obsesja na punkcie emaili jest widoczna – to nie jest tylko wymysł psychologów szukających pracy. Spójrz w swojej pracy – ile rzeczy załatwiasz przez email, które możesz (i sumie należałoby) załatwić osobiście. Spotkanie z szefem, zdanie raportu, wymiana poglądów z kolegami z biura. Kiedyś to wszystko załatwiało się na piechotę. Jasne, cierpiała na tym źle pojmowana efektywność (że niby im więcej zrobisz, tym lepiej zrobisz każdą z tych rzeczy), ale chociaż czuło się, że praca to nie fabryka papierów. Teraz prócz produkowania papierów musimy jeszcze produkować maile. Najgorsze jest jednak zlecanie prac przez emaila. Z własnego doświadczenia wiemy, że na zlecenie pracy tak, aby zleceniobiorca dokładnie zrozumiał czego się od niego wymaga, potrzeba co najmniej 3 maili. Przyjmując na każdy mail 10 minut (otworzenie, przeczytanie, pomyślenie, napisanie, wysłanie), ze zwykłej czynności trwającej osobiście 5-10 minut robi się aż pół godziny. Czy to jest efektywne? Nie. Ale za to jakie wygodne, bo nie trzeba patrzeć na te zakazane twarze pracowników…

Z badania Symanteca wynikają pewne wnioski, a raczej zalecenia co do sposobów postępowania z mailami. W większości są to zalecenia zdroworozsądkowe i aż przykro patrzeć, jak niektórzy mają problemy z ich wprowadzeniem. A więc po pierwsze – pomyśl i zaplanuj kiedy i gdzie będziesz korzystać z emaila. Naucz swoich współpracowników, że w nagłych sytuacjach najszybszy jest telefon (choć to kolejna smycz :), a jeszcze lepiej by było, gdyby pracownicy umieli samodzielnie rozwiązywać nagłe przypadki. Po drugie – spróbuj pracować bez ciągłego dostępu do poczty. Innymi słowy – ustaw odświeżanie skrzynki na godzinę. Po trzecie – zarządzaj swoją skrzynką. Posegreguj wiadomości na oddzielne katalogi. Niech w katalogu NOWE siedzą tylko te wiadomości, które jeszcze nie zostały odczytane. Po czwarte – świadomie dobieraj odbiorców wiadomości. Nie ma potrzeby, żeby każdego maila otrzymywały dziesiątki znajomych. Nie ma również potrzeby, aby przesyłać maile z pojedynczymi słowami 'ok' lub 'dziękuję'. Jeśli 'dziękuję' jest naprawdę potrzebne, zadzwoń. A co do 'ok', to jeśli nie zgłaszasz zastrzeżeń, to znaczy, że jest 'ok'. Mail jest niepotrzebny.

Obsesja na punkcie maili nie jest jedynym zagrożeniem, jakie czyha na użytkowników poczty elektronicznej. Problem tkwi również w przechowywaniu ogromnych ilości maili. Maile to wiadomości. Maile zawierają ważne informacje. Inne badanie Symanteca pokazuje, iż wartość danych przechowywanych w komputerze (wchodzą w to wiadomości email) wynosi prawie milion dolarów. Średnio milion dolarów jest wart każdy komputer, pamiętając iż część informacji jest bardzo trudna lub wręcz niemożliwa do odtworzenia. Często występuje tutaj efekt spychologii zakładanej – użytkownicy (pracownicy) zakładają, że to dział IT ma zajmować się kopiami poczty, natomiast dział IT zakłada sytuację odwrotną. Efekt jest taki, że nikt nie robi kopii bezpieczeństwa, a podejmowanie działań zaczyna się dopiero, gdy komputer coś trafi i odmówi posłuszeństwa na dobre. Wniosek taki, iż musi w firmie istnieć wyraźnie ustalona granica kompetencji co do ochrony danych pocztowych. Ktoś musi mieć taki obowiązek, instrumenty oraz procedury. Kropka.

Nasze życie nie składa się z odbierania i wysyłania poczty. Tak samo jak nie składa się z dzwonienia i odbierania telefonów. To tylko narzędzia służące nam do pomocy, do tworzenia nowych pięknych rzeczy (naukowcy japońscy wymyślili system obsługi telewizora za pomocą telefonu oraz odzież z wszytymi przewodzącymi taśmami co wyeliminuje kable z podręcznych urządzeń elektronicznych typu komórki lub odtwarzacze mp3 – ci to na pewno nie mają problemów z nadmiarem emaili :). Jednak ostatecznym celem maili i telefonów zawsze było, jest i będzie nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktów z ludźmi. Pamiętaj o tym, idąc dziś spać i nie sprawdzaj po raz ostatni emaili. Zrób to jutro, dopiero po śniadaniu :)

Autorzy: Renata Grunert & Mariusz Ludwiński

e-biznes.pl, 2006