E-firma i nowoczesne zarządzanie – jak rozwiązania cyfrowe mogą ułatwić pracę?

Systemy informatyczne potocznie określane jako elektroniczny obieg dokumentów stopniowo stają się coraz bardziej powszechne, zwłaszcza w tych firmach, które działają na większą skalę i które w związku z tym muszą korzystać z innowacyjnych rozwiązań dotyczących poprawiania efektywności pracy. Czym właściwie jest elektroniczny obieg dokumentów i do czego taki system jest potrzebny?

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to potoczne określenie systemu informatycznego służącego do zarządzania obiegiem zadań i dokumentów poprzez mechanizm typu workflow. Workflow, czyli po prostu „przepływ pracy” jest pojęciem stworzonym na potrzeby konkretnej gałęzi systemów informatycznych, jaką jest oprogramowanie służące organizacji przepływu informacji od jednego uczestnika procesu do drugiego. Ogromną zaletą tego typu mechanizmów jest fakt, że za ich pomocą można automatycznie implementować i egzekwować procedury obiegu informacji, co z jednej strony pozwala na bardziej efektywne działanie procesu, a z drugiej – skutecznie chroni dostęp do informacji niejawnych przed osobami z zewnątrz i pracownikami mającymi niższy poziom dostępu. Mechanizmy typu workflow mogą być tworzone od podstaw lub z wykorzystaniem jednego z systemów służących do ich graficznego projektowania, dzięki czemu nawet nie mając dużej wiedzy informatycznej po opanowaniu edytora można samodzielnie modyfikować elektroniczny obieg dokumentów.

Najważniejsze funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów

Wśród najważniejszych zadań jakie wspierają systemy elektronicznego obiegu dokumentów można wymienić: automatyczną rejestrację, przetwarzanie i archiwizację dokumentów od klienta, organizację procesów zakupowych i kadrowych, zarządzanie danymi podstawowymi (master data management, dane podstawowe to po prostu dane zaufane niezbędne do prowadzenia działalności, takie jak kartoteki klientów) a także zarządzanie kontraktami.

W jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów może nam pomóc?

Najważniejszymi zaletami elektronicznego obiegu dokumentów pozostają szybkość i oszczędność zarówno czasu jak i papieru. Dzięki zautomatyzowaniu zarządzania kontraktami i fakturami możemy uniknąć spóźnień w płatnościach które mogłyby rzutować na nasz obraz zarówno w oczach klientów jak i pracowników. Automatyczne archiwizowanie i przetwarzanie dokumentów za pomocą systemu informatycznego jest też znacznie mniej czasochłonne niż wykonywanie tego zadania ręcznie. Ponadto dzięki temu, że systemy zazwyczaj tworzą i samoczynnie uzupełniają bazę danych w dowolnym momencie możemy sięgnąć po interesujące nas informacje czy statystyki – oszczędzamy w ten sposób mnóstwo czasu, który normalnie musielibyśmy poświęcić na szukanie. Niezwykle ważnym aspektem działania elektronicznego obiegu dokumentów jest również fakt, że zastosowanie go pozwala na działanie na znacznie szerszą skalę i obniżenie kosztów – dzięki temu, że system zdejmuje z naszych pracowników część obowiązków nie musimy wraz z rozwojem firmy tworzyć większej ilości nowych etatów.