Analiza przedwdrożeniowa jako podstawa wdrożenia systemu ERP

Opublikowano: 8 października 2020. Kategoria: Wpisy Promowane.

Przeprowadzenie rzetelnej i dokładnej analizy przedwdrożeniowej powinno być punktem obowiązkowym każdego planowanego wdrożenia systemu ERP. I choć coraz więcej osób zarządzających przedsiębiorstwami jest świadomych tego faktu, wciąż zdarzają się przypadki, kiedy propozycja analizy przedwdrożeniowej budzi zdziwienie albo wręcz opór przed dodatkową pracą i poświęceniem czasu. Tymczasem dobra analiza to połowa sukcesu całego wdrożenia i powinno na niej zależeć wszystkim, który chcą wdrożyć system ERP.

Analiza przedwdrożeniowa jako podstawa wdrożenia systemu ERP 1

Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

Analizą przedwdrożeniową nazywamy proces zbierania informacji o potrzebach i oczekiwaniach związanych z wdrożeniem systemu ERP oraz o wszelkich procesach w firmie, które mają znaleźć w nim odzwierciedlenie. Jej wynikiem powinien być dokument, zawierający wszystkie założenia, jakie w trakcie rozmów i spotkań analitycznych zostały określone. Wymaga ona oczywiście pewnego nakładu czasu i pracy zarówno ze strony firmy wdrażającej, jak i firmy, w której system będzie wdrażany, natomiast na pewno nie będzie to czas stracony. Analiza przedwdrożeniowa jest bowiem fundamentem wdrożenia i pozwala uniknąć niespodzianek podczas samego procesu wdrażania systemu ERP. Co zatem powinna określać taka analiza?

Jak będzie działał system?

W tym ogólnikowym pytaniu zawierają się wszelkie kwestie związane z konfiguracją programu, z oczekiwaniami i wymaganiami wobec systemu ERP, jakie ma firma, która ten system chce wdrożyć. Podczas analizy przedwdrożeniowej niezbędne jest dokładne, szczegółowe omówienie każdego obszaru, jaki system ERP ma obsłużyć, wszystkich procesów i indywidualnych działań wynikających ze specyfiki branży czy charakterystyki przedsiębiorstwa. Zazwyczaj odbywa się to na wizytach i spotkaniach analityków z firmy wdrożeniowej z osobami pracującymi w poszczególnych działach, odpowiedzialnymi za procesy sprzedażowe, magazynowe, produkcyjne, logistyczne, księgowe, kadrowo-płacowe, serwisowe etc. Drugim źródłem informacji podczas analizy przedwdrożeniowej jest obserwacja pracy na dotychczas używanym systemie. Specjaliści z firmy prowadzącej wdrożenie przyglądają się sposobowi pracy użytkowników, zwracają uwagę na te elementy, które można wykorzystać w nowym systemie oraz doradzają lepsze czy łatwiejsze rozwiązania w docelowym programie. Wszystkie pozyskane w ten sposób informacje muszą znaleźć odzwierciedlenie w dokumencie analizy, w którym procesy zachodzące w firmie zostaną wyszczególnione i opisane pod kątem funkcjonowania docelowego systemu ERP. Na takiej podstawie dopiero można konfigurować system podczas wdrożenia.

Jakie dodatkowe prace trzeba wykonać?

Sama konfiguracja w ramach określonego systemu często nie wyczerpuje tematu wdrożenia. Jeżeli w grę wchodzi zmiana jednego systemu ERP na drugi, należy wziąć pod uwagę konieczność migracji danych między tymi systemami. Analiza przedwdrożeniowa systemu ERP powinna zawierać informacje dotyczące zakresu i sposobu migracji.

Podobnie rzecz ma się w przypadku, gdy firma korzysta z kilku systemów lub rozwiązań zewnętrznych, między którymi wymieniane są dane. Tu w czasie analizy należy dokładnie omówić sposób integracji między systemami czy platformami, tak by zapewnić płynność, bezpieczeństwo i skuteczność przepływu informacji. Zakres tej integracji oraz sposób wymiany danych również powinny zaleźć swoje miejsce w dokumencie analizy przedwdrożeniowej. Dodatkowo jeżeli firma ma utworzone jakieś dodatki programistyczne, je także należy wziąć pod uwagę! Ważne jest, by ustalić, czy nowy system ERP obejmuje funkcjonalności, dotychczas realizowane za pośrednictwem dodatków, czy trzeba będzie dodatki przekompilować lub przygotować także dla nowego systemu.

Ważnym elementem analizy przedwdrożeniowej systemu ERP jest także sprawdzenie i ocena infrastruktury informatycznej pod kątem wymagań programu. Firma wdrożeniowa powinna zebrać informację na temat posiadanych stacji roboczych, serwera czy sieci, a w razie potrzeby przekazać zalecenia dotyczące ich modyfikacji.

Tutaj warto odpowiednio wybrać firmę wdrożeniową – idealnym rozwiązaniem jest taki partner wdrożenia, który oprócz specjalistów zajmujących się stricte systemem ERP, może zapewnić także własnych programistów oraz osoby mające odpowiednia wiedzę na temat infrastruktury. Dzięki temu proces analizy przedwdrożeniowej systemu ERP obejmie wszystkie obszary, bez konieczności zlecania dodatkowych analiz firmom trzecim. Jest to także zaleta podczas wdrożenia – wszystkie czynności z nim związane, obejmujące również migrację, integracje czy dodatki programistyczne, są realizowane w jednej firmie, odpowiadającej za pełne wdrożenie. Znacznie ułatwia to proces wdrożenia, minimalizując ryzyko nieporozumień, utrudnień w komunikacji czy określeniu odpowiedzialności za wdrożenie.

Ile trwa wdrożenie systemu ERP?

To jest kolejne pytanie, na które odpowiedź powinna zawierać się w dokumencie analizy przedwdrożeniowej. Dopiero po ustaleniu zakresu wszystkich prac związanych z systemem ERP firma wdrożeniowa może określić termin realizacji wdrożenia. Zazwyczaj poszczególnym obszarom objętym analizą odpowiadają kolejne etapy harmonogramu wdrożenia – powinny być one uzgodnione wspólnie, z uwzględnieniem obecności osób niezbędnych do przeprowadzenia wdrożenia ze strony firmy zlecającej wdrożenie.

Jaki jest koszt wdrożenia?

To niemal sakramentalne pytanie w kontekście wdrożenia systemu ERP. I choć jest ono zrozumiałe, proste i oczywiste – odpowiedź już niestety taka nie jest. Każda firma jest inna, ma swoją indywidualną specyfikę związaną z branżą czy sposobem działania – i dlatego nie ma dwóch jednakowych wdrożeń. Nie da się stwierdzić, że wdrożenie obszaru księgowego to zawsze taki koszt, a produkcyjnego inny. I tu właśnie niezbędne jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej systemu ERP. Dopiero gdy wszelkie założenia dotyczące wdrożenia zostaną omówione, spisane i zaakceptowane, firma wdrożeniowa będzie mogła określić zakres prac, ich czasochłonność oraz koszt. Oczywiście zdarzają się na rynku firmy prowadzące wdrożenia, które potrafią przedstawić „kompleksową ofertę” po jednym spotkaniu czy rozmowie telefonicznej, jednak najczęściej bardzo szybko okazuje się, że taka wycena jest czystą fikcją, a wdrożenie rozumiane jest jako instalacja programu – a przecież nie o to chodzi. Często także okazuje się, że taka niepoparta analizą przedwdrożeniową wycena obejmuje pewien zakres standardowych prac i nie uwzględnia specyficznych potrzeb i indywidualnej konfiguracji. Wiąże się to z dodatkowymi, nieplanowanymi kosztami, a takich sytuacji nie lubi żaden firmowy budżet. Dlatego należy z dużym dystansem podchodzić do tego typu ofert i unikać firm, które zapewniają, że do wyceny wdrożenia wystarczy krótka rozmowa.

Podczas analizy przedwdrożeniowej konieczne jest także ustalenie ilości licencji i stanowisk systemu ERP w poszczególnych obszarach. Zazwyczaj założony wstępnie zestaw licencji wymaga modyfikacji po analizie – nierzadko zdarza się, że część założonych wstępnie licencji czy stanowisk nie jest potrzebna lub będzie potrzebna dopiero w dalszej przyszłości. Zatem tę kwestię analiza przedwdrożeniowa także musi objąć, by określić kompletny koszt licencji systemu ERP w oparciu o rzeczywiste potrzeby klienta.

Dokument analizy przedwdrożeniowej

Podsumowaniem wszystkich powyższych ustaleń jest dokument analizy. Powinien zawierać on zarówno opis obecnej sytuacji, jak i koncepcję wdrożenia, sposób odzwierciedlenia wszystkich procesów w nowo wdrożonym rozwiązaniu klasy ERP, wraz z dodatkowymi rozwiązaniami programistycznymi. Niezbędne są też informacje takie jak harmonogram wdrożenia, lista potrzebnych licencji, wycena wdrożenia czy zalecenia dotyczące infrastruktury informatycznej. Dokument taki przedstawiany jest do akceptacji klientowi. Jeżeli pojawiają się jakieś uwagi z jego strony, dokument powinien być zmodyfikowany aż do ustalenia ostatecznej wersji. Im bogatszy w informacje dokument, tym łatwiejsze jest późniejsze wdrożenie, zatem należy zadbać, by przekazane dane były maksymalnie kompletne.

Analiza to podstawa!

Jak widać, przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej jest niezbędne przy każdym wdrożeniu. W procesie zmiany czy implementacji systemu ERP nie ma miejsca na niedokładność, wróżenie z fusów i podejście „jakoś to będzie”. Gruntowna analiza jest newralgicznym punktem zarówno od strony handlowej (rzetelna wycena), jak i technicznej (dostosowanie systemu ERP do wymagań i specyfiki firmy). Dlatego nigdy nie należy zaniedbywać tego etapu – dobra analiza to dobre wdrożenie!

Wpisy PromowaneAnaliza przedwdrożeniowa jako podstawa wdrożenia systemu ERP

Podziel się!

O autorze

Wpisy Promowane

Na e-biznes.pl nie znajdziesz agresywnych form reklamowych – staramy się dostarczać Czytelnikom przede wszystkim ciekawą treść w czytelnej formie. Dlatego też proponujemy promocję Waszej firmy w formie informacji. Wpisy promowane znajdują się w lewej części strony – w bardzo rozpoznawalnym miejscu. Obok wpisu może pojawić się również logo Twojej firmy. Szczegóły znajdują w dziale Oferta.